DMS Dokumenten Management System Berlin Document

Dokumenten Management System (DMS)

Auch für KMU geeignet - Die heutigen DM-Systeme sind deutlich einfacher und kostengünstiger als frühere Lösungen. Dadurch sind sie inzwischen auf für kleine und mittlere Unternehmen einsetzbar und führen dort zu einem Effizienzgewinn, was wiederum Kosteneinsparungen mit sich bringt.

IST-Zustand in der Praxis - Bei zwei Dritteln aller Unternehmen liegen die Dokumente überwiegend in Papierform oder als Microfiche vor, zum Teil werden Informationen aber auch elektronisch abgelegt. Es ist einzusehen, das solch ein Mix zwangsläufig zu Problemen führen muss. Studien besagen, dass ein Arbeitnehmer im Durchschnitt rund 60% seiner Arbeitszeit mit Informationssuche verbringt.

Komplizierter wird das Ganze noch, wenn Papier-Dokumente von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet werden. Man kopiert einfach die relevanten Seiten und bearbeitet Sie unabhängig voneinander. Dadurch entstehen verschiedene Versionen und das Chaos ist perfekt.

Digitale Datenspeicherung und Datenverarbeitung - Der Gesetzgeber ist bemüht den Forderungen der Unternehmen Rechnung zu tragen, und so wird die rechtliche Relevanz elektronischer Dokumente immer weiter erhöht. An dieser Stelle greifen die Dokumenten Management Systeme und unterstützen bei Erfassen, Verarbeiten, Verwalten, Archivieren und Wiederfinden von Dokumenten. Dabei haben Sie die Möglichkeit Funktionen zu nutzen, die ein Dateisystem normalerweise nicht zur Verfügung stellt, wie z.B. Rechtekonzept, Versionsmanagement, Lebenszyklus-Verwaltung oder Indizierung.

Vorteile eines DMS - Mit einem DMS bringen Sie Ordung in Ihre Dokumente und sind in der Lage Sie in Sekundenschnelle abzurufen, ohne erst nach den Akten suchen zu müssen. Durch das Rechtekonzept bekommen die Mitarbeiter nur Zugriff auf die für die Arbeit relevanten Daten. Die Vorgaben für eine revisionssichere Archivierung erfüllen aktuelle Dokument Management Systeme.

 

Konkretes Vorgehen - Checkliste

Usability im Umgang mit dem System - Wie bei allen Software-Anschaffungen sollte auch hier die Benutzerfreundlichkeit im Mittelpunkt stehen. Die technischen Anforderungen an ein solches System hängen jeweils von den individuellen Gegebenheiten der Firma ab. In der folgenden Checkliste sind die wichtigsten Kriterien eines DMS zusammengefasst, die Sie beachten sollten:

  • Steht der Kostenaufwand in einem vernünftigen Verhältnis zum Nutzen? Werden die gängigen Standards unterstützt und ist somit die Investitionssicherheit gegeben?
  • Werden die im Unternehmen eingesetzten Dateiformate, wie z.B. DOC, XLS, PDF oder auch spezielle wie z.B. DWG, CDR, PSD unterstützt?
  • Welche Möglichkeiten zum Erfassen von Daten existieren - wie z.B. Anbindung an einen Scanner zum Erfassen von Dokumenten auf Papier?
  • Welche Sicherungsmechanismen gibt es, um Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen? Wie detailliert lassen sich Rechte vergeben?
  • Existiert eine automatische Datensicherung oder läßt sie sich problemlos erstellen? Wie schnell lassen sich die Daten daraus wieder herstellen? Entspricht sie den gesetzlichen Bestimmungen?
  • Wie erfolgt der Datenzugriff? Stellt das System eigene Editoren und Viewer zur Verfügung oder müssen diese extern eingebunden werden?

Beachten Sie - Neben der Anschaffung der Software gilt es natürlich auch innerbetrieblich die Rahmenbedingungen dafür zu schaffen, die Installation und Konfiguration vorzunehmen und die Mitarbeiter zu schulen. Gerne stehen wir dafür zur Verfügung und beraten Sie auch kostenlos und unverbindlich im Vorfeld.

Prozessoptimierung

Kosten / Preise - Dokumenten Management

Die Preisgestaltung für den Bereich Dokumenten Management richtet sich nach der Art und dem Umfang des Projekts. Natürlich sind wir gerne bereit ein unverbindliches Angebot zu erstellen, oder auch als Subunternehmer im Rahmen größerer IT-Projekte tätig zu sein.

Ihr Ansprechpartner - Christian Ott, Tel. 030 / 690 414 -21 oder per Mail.

 

 

Kostenlose unverbindliche Erstberatung

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TYPO Berlin

TYPO3 Certified Integrator

Workflow basiertes DMS

Gerade im Rahmen z.B. einer ISO-Zertifizierung ist es notwendig auch im Bereich Dokumentenmanagement mit standardisierten Prozessen zu arbeiten und das auch zu kontrollieren und dokumentieren. Vor diesem Hintergrund haben wir auf einer TYPO3-Intranet-Plattform ein Workflow basiertes Dokumenten Management System entwickelt.
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